Дамчевска: За жал, најчестиот облик на одбивање на кандидатите за работа е неиспраќањето никаков одговор (ИНТЕРВЈУ)

Во вчерашната колумна ветив интервју со професионалец од областа на човечките ресурси за барателите на работа кои се соочуваат со одбивања од компаниите, било да добиле фидбек или воопшто никаков одговор. Ветено – сторено. Во продолжение следува интервју во кое Викторија Дамчевска, Потпретседател на операции во ePeople HUB, детално објаснува за, сакате наречете ги пораки, мејлови или дописи за одбивање. Јас ги нарекувам rejection letters.

Како директна учесничка во процесот на вработување, таа ни открива колку начини на одбивање постојат, што значат за кандидатите, како треба да се формулира мејлот за одбивање, дали во него треба да се вклучи причината за одбивање и колку е важен тајмингот на неговото испраќање до кандидатот.

Илијевски: Колку начини на одбивање на кандидатите постојат и што точно значи секој од нив?

Дамчевска: Пред сѐ, морам да те пофалам за секогаш интересните и невообичаените теми кои ги одбираш за читателите на твојот портал. Ако треба добро да размислам околу начините на кои кандидатите се одбивани од регрутерите или од менаџерите за вработување, би ги поделила по фазата во која се случило одбивањето и по јазикот кој се користи во самиот мејл за одбивање на кандидатот (кој може да даде информации повеќе за компаниите отколку за самите кандидати).

Кандидатот може да биде одбиен уште во првата фаза, односно при испраќањето на неговото CV, во самата предселекција. Ова обично е ситуација кога компанијата е многу популарна, добива значителен број апликанти на отворените позиции и/или има навистина специфична отворена позиција за која треба да се исполнат условите за пополнување: на пример да се имаат некакви сертификати или некакво специфично знаење од индустријата. Верувам дека е фрустрирачки да бидеш одбиен без да се добие шанса да се покажеш на интервју, но во оваа фаза специфичен фидбек зошто кандидатот се одбива речиси и да не се дава. Сепак, во оваа насока, многу важно е компаниите да имаат добро напишан оглас, вклучувајќи ги спецификите на отворената работна позиција што се клучни, за кандидатите да не аплицираат на позицијата или да знаат зошто се одбиени (тука има подолга интересна дискусија за синдромот на натрапник и дека мажите многу почесто аплицираат на позиции чии критериуми не ги исполнуваат наспрема жените, те охрабрувам да ја отвориш за некое идно интервју).

Кандидатот може да биде одбиен во средината на процесот на селекција, односно да е направен иницијалниот разговор, било телефонски, во живо или онлајн. Тука исто така може, но и не мора да се стави причината зошто кандидатот е одбиен. Причините можат да бидат најразлични по природа но ако мора да се сумира, кандидатот или не се покажал добро од најразлични причини, или имало разлика помеѓу тоа што го напишал во CV-то со неговиот профил (ова е често случај со AI генерирани CV-ја), или едноставно некој кандидат бил подобар или повеќе одговарал со критериумите за работната позиција.

За жал, во оваа фаза има доста простор тој што ја прави селекцијата да биде пристрасен, па добро е да се држи до некаква матрица која има структура, за да се осигура дека не го одбива кандидатот само затоа што не му се допаѓало нешто лично кај кандидатот и нешто што нема никаква поврзаност со работната позиција, туку со него како човек. Веројатно уште поголема е фрустрацијата да се биде одбиен во оваа фаза без да се има причина зошто и мислам дека е добра идеја кандидатот да направи follow-up, да се заблагодари и да замоли за фидбек зошто е одбиен. Ова од една страна ќе му помогне да добие closure, а од друга, ќе има повратна информација која потенцијално, доколку е специфична и конструктивна, ќе му помогне да се надгради за следните вакви искуства.

Кандидатот може да биде одбиен и во последната фаза на селекција, или после завршените интервјуа, или ако добил задача на крајот на селекцијата да направи нешто.

Ако мора да споредам, одбивањето во оваа фаза би носело најголема фрустрација, затоа што од една страна, кандидатот има перцепција дека само што не ја дофатил работната позиција во рака, а од друга, инвестирал доста време во интервјуа (некои компании имаат и по 8, 9 интервјуа небаре во НАСА влегуваш) за на крај да не вроди со плод таа инвестиција. Затоа добро е во оваа фаза, според моето искуство, задолжително да има причина зошто кандидатот е одбиен: ако направил задача фидбек на задачата, ако бил во потесен круг на селекција зошто другиот кандидат е одбран, било што кое би помогнало на кандидатите да добијат јасност, особено откако изградиле и некаков однос со компанијата.

Важно е да се внимава со одбивањето во оваа фаза, затоа што особено тука е кандидатското искуство важно и да се внимава во давањето на причината затоа што може да биде погрешно протолкувана. Лошо истретираните одбиени кандидати во секоја, а особено во оваа фаза би биле склони кон ширење лоши зборови за компанијата, би ставале лоши коментари на платформи како Glassdoor или Joberty и би влијаеле на брендот и имиџот на компанијата и со право.

За крај, најчестиот начин на одбивање, за жал, е непраќање на никаков одговор. 8 од 10 менаџери за вработување велат дека во некој момент не одговарале веќе на пораките на кандидатите (популарниот термин: ghosting). Причините за тоа можат да бидат најразлични: позицијата е ставена на чекање, регрутерот нема најјасен фидбек од менаџерот или клиентот за кандидатот, регрутерот или hiring менаџерот е сам на позицијата, па нема време за одговарање на сите пораки (што не е оправдување и компанијата треба да најде некакво интерно решение за ова) или едноставно регрутерот не сака да инвестира повеќе време на кандидат кој не би ни бил вработен, што е сосема погрешно, затоа што кандидатите и нивното кандидатско искуство влијаат на перцепцијата на брендот и имиџот на компанијата.

Јазикот кој го користат компаниите може да биде целосно неутрален и автоматски генериран, особено во првото и второто одбивање, или да биде напишан од човек со емпатија и директност особено во одбивањата во последната фаза. Не е во ред да се прати автоматски одговор на кандидати кои поминале низ деветте порти на кандидатскиот пекол и да добијат copy-paste одговор. Тоа испраќа јасна порака дека компанијата не го вреднува времето, трудот и довербата што кандидатот ги вложил.

А кандидатите тоа го паметат.

Илијевски: Како најпрофесионално треба да се формулира rejection letter-от (мејлот за одбивање) за кандидатите кои не се избрани, за да се задржи позитивен имиџ на компанијата и добар однос со нив?

Дамчевска: Најважно од сѐ е да се запамети дека од другата страна има човек, со чувства во еден од поранливите моменти во неговиот живот. Одбивањето во било каква форма, тригерира емоционален одговор. Ги активира местата во мозокот што се активираат и при физичка болка, толку е интензивно одбивањето. Никој не сака да чита мејл за одбивање за себе кој голема е веројатноста дека ќе му влијае на самодовербата, особено ако добил многу мејлови за одбивање од страна на HR-и или регрутери. Затоа важно е мејлот да не е со ладен, роботски тон. Таквиот тон може да даде асоцијација дека и компанијата е таква: ладна, формална, бирократска, без осет за луѓето.

И да се праќа автоматски мејл, важно е барем да се спомне името на кандидатот и позицијата за која аплицирал во нашиот мејл. Нема ништо што вели дека не се потрошиле ни пет секунди на кандидатот од мејл кој е почнат со Dear candidate или Почитувани. Потоа, навистина да покажеме вреднување на времето кое го инвестирал кандидатот во нашата компанија, особено ако бил на повеќе интервјуа или изработил некаква задача во процесот на селекција. Тие бесплатно го вложиле нивното време и треба да знаеме тоа да го цениме и да покажеме барем благодарност за времето и за интересот.

Доколку е апликабилно, добро е да се даде и причина зошто кандидатот не е одбран.

Доста компании пишуваат во мејлот дека кандидатите би ги зеле предвид за други позиции, дури и на тие што знаат дека никогаш не би ги вработиле, што во најмала рака е лицемерно. Овој сегмент се пишува само на кандидати за кои навистина мислиме дека би имале во иднина друга позиција која можеби би им одговарала.

За крај, се разбира, треба да им посакаме среќа и успех во понатамошната кариера.

Тонот и јазикот кој се користи прави голема разлика. Треба да се покаже емпатија, но да се зачува професионалноста. Не сите компании се умешни во ова. Сум имала лично искуство со одбивање од компанија пред доста години чиј мејл беше напишан во пасивно-агресивен тон и беше доволно за трајно да ми ја промени перцепцијата за нив како работодавач. Токму затоа верувам дека јасниот, топол и професионален тон во ваквите пораки прави огромна разлика.

Лошото кандидатско искуство може да го уништи брендот на компанијата. Дури 72% од кандидатите би го прекажале своето лошо искуство на други. Според истражување на Deloitte, дури 80% од кандидатите раскажале за лошото искуство од селекцискиот процес на други. Луѓето секогаш паметат како си направил да се чувствуваат и позитивните искуства се споделуваат, но за жал, во човечката природа е да се споделуваат многу помалку од негативните.

Идеалната порака за одбивање треба да балансира емпатија и професионалност, да избегнува шаблони и да му остави на кандидатот чувство дека процесот бил фер и дека времето што го вложил било ценето.

Илијевски: Дали е препорачливо во rejection letter-от да се вклучи кратко објаснување за причините зошто кандидатот не бил избран — или тоа може да создаде правни или етички ризици?

Дамчевска: Да, но претпазливо и зависно од фазата и зависно од причината зошто е кандидатот одбиен. За фазата веќе покривме, но во однос на причината на пример, наидов на оваа листа на причини зошто кандидати биле одбиени и некои се бизарни, како слаб стисок на раката при поздравување.

Ако треба да се сумира накратко, кандидатите се одбиваат најчесто поради недостаток на имање cultural и/или technical fit. При недоволно поклопување со техничките квалификации, може едноставно да му се објасни на кандидатот зошто е одбиен, без да имаме некој особен правен или етички ризик. Тоа не нѐ заштитува од ризикот кандидатот да биде навреден, затоа што немаме контрола врз емоциите на луѓето и факт е дека одбивањето сите го сфаќаат лично колку и добро да бил формулиран мејлот. Тоа е природно, затоа што таквите мејлови речиси секогаш ја допираат самодовербата, без разлика колку внимателно се напишани.

Но, кога се работи за одбивање поради cultural fit, ризиците се огромни. Дури и добронамерната повратна информација може да биде погрешно интерпретирана или да создаде перцепција за дискриминација, особено ако е непромислено формулирана или премногу конкретна. Ако кандидатот се почувствува неправедно третиран, тоа може да ја наруши сликата за брендот на работодавачот.

Затоа, доколку одбивањето е поради cultural fit најдобра практика е мејлот за одбивање да остане генерално формулиран, со позитивен тон и благодарност за интересот. Токму поради ова повеќето од компаниите користат неутрален јазик. Доколку компанијата сака да даде поконкретен feedback, тоа се прави само на барање на кандидатот и преку директен разговор (телефонски или видео), каде што HR може внимателно да објасни што може да се подобри, без да споделува чувствителни или ризични детали.

Меѓутоа, многу е важно компанијата самата да биде сигурна дека одлуката не е резултат на пристрасност. Cultural fit не смее да значи „не кликнавме лично“, туку вистинско усогласување со вредностите, стилот на работа и очекувањата. Не мора да станеме пријатели со кандидатите, туку треба реално да процениме дали би се вклопиле во работната средина.

Илијевски: Колку е важно времето на испраќање на rejection letter-от? Дали одолговлекувањето на одговорот може да влијае врз репутацијата на работодавачот?

Дамчевска: Апсолутно може. Истражувањата покажуваат дека праќањето на брз фидбек, во првите 24-72 часа после интервјуто, влијае позитивно на кандидатското задоволство, намерата да се аплицира повторно во таа компанија и нивната наклонетост да се препорача компанијата на други луѓе. Долгото чекање влијае на репутацијата на компанијата, како и на перцепцијата колку селекцискиот процес бил перцепиран како фер. Навременоста е клучот на кандидатското искуство. Дотолку повеќе што сме навикнати на instant gratification, односно на добивање на брз фидбек и брз резултат, желба да знаеме на што сме.

Така што, колку побрзо се даде фидбекот, толку подобро за компанијата. Тоа не е секогаш можно, поради набиен распоред и премногу обврски или немање јасна слика, но, секогаш, повторувам, треба да се потсетиме дека од другата страна има човек кој чека одговор за себе и за својата иднина и живот. И да бидам искрена: и јас сум имала моменти кога сум доцнела со фидбек. Не се гордеам со тоа и активно работам да го подобрам.