Дали да ги проверуваме мејловите на одмор – или да се соочиме со „цунами“ пораки по враќањето?

Одморот е бегство од канцеларијата – но мејловите нѐ следат секаде… ако им дозволиме.

Во денешно време, кога работниот ден не завршува со напуштање на канцеларијата, туку продолжува преку нотификации на телефоните, прашањето дали треба да се проверуваат мејловите за време на годишен одмор е сѐ поактуелно. За многумина, изборот е помеѓу две стресни алтернативи: целосно игнорирање на мејловите со ризик да ве дочека електронски хаос по враќањето – или проверување кое лесно може да прерасне во полно работно време. Решението, велат експертите, можеби се крие во паметен баланс – но и тоа има свои стапици.

„Еднаш кога ќе ја отворите Пандорината кутија, речиси секогаш ќе завршите одговарајќи, гасејќи пожари и трошејќи часови и часови непланирано“, вели Закари Вајнер, директор на маркетинг-агенцијата Emerging Insider Communications.

Сепак, според консултантот за баланс меѓу работа и живот Џо Робинсон, околу 84% од вработените признаваат дека ги проверуваат мејловите додека се на одмор, а повеќе од 70% користат три или повеќе комуникациски платформи – како што се Teams, Slack или WhatsApp.

„Сите ние едвај се одржуваме на површината во овој цунами од пораки“, вели Робинсон. „Правиме сѐ погрешно – и затоа сме сите исцрпени.“

Како обид да го реши овој проблем, Робинсон започнал иницијатива наречена „Мејл интервенција“. Во анкета спроведена оваа пролет:

– 25% од вработените изјавиле дека се откажале од годишен одмор за да избегнат натрупани пораки
– 34% го скратиле одморот поради истото
– 87% поддржуваат формална деловна политика за исклучување од работа надвор од работно време, освен во итни случаи

Некои компании веќе преземаат конкретни чекори. Германскиот гигант Mercedes-Benz, на пример, им овозможува на вработените автоматско бришење на сите пристигнати мејлови за време на одмор. Испраќачот добива известување дека пораката нема да биде прочитана.

„Запознав многу луѓе кои прегореа поради мејловите“, вели Робинсон. „Менџерите и раководителите се во уште полоша состојба.“

Како да избегнете стрес од мејлови на одмор

Активирајте OOO-порака неколку дена порано
Според Шон Палмер, основач на The Annuity Expert, автоматската порака за отсутност треба да се вклучи неколку дена пред и по одморот, за да се подготви умот за вистински одмор – и враќање без паника.

Одредете „мејл партнер“
Делегирајте ја проверката на мејловите на колега кој ќе постапува само во итни случаи. Користете SMS, не мејл, за итна комуникација, советува Закари Вајнер.

Користете филтри
Станислав Хилобоченко од компанијата Clario креира филтри за сортирање на приоритетни пораки. Ким Роерер од Oyster користи две правила: сите мејлови се архивираат и обележуваат како прочитани, а само оние со наслов „README“ одат во посебна папка. Во автоматската порака наведува дека сите пораки ќе бидат избришани, и ги моли испраќачите да ја пратат повторно само важната комуникација со соодветен наслов. „По две недели одмор имав над 3.000 мејлови – но само 4 беа во папката ‘README’“, вели таа.

Исклучете ги нотификациите
Кристи Пирз од Paradigm Peptides советува: исклучете ги сите известувања. Уредничката Мригаа Сети оди чекор понатаму – избришете ги апликациите целосно (мејл, Slack, Teams).

Ако морате да проверувате…

Одредете време за тоа
Дејвид Ли од Iveda вели дека проверува мејлови секој ден на одмор – но само во определен термин. Други советуваат тоа да биде наутро или навечер – за да не ви се расипе денот.

Не одговарајте – ако не морате
„Просечен мејл предизвикува уште пет нови“, вели Робинсон. „Секој одзема три минути – заштедете 18 минути со секоја порака што нема да ја пратите.“ Дури и „Фала“ или „ОК“ бараат време за читање, додава тој. Брајан Ли од Arena Club додава: „Неодговарањето додека сте на одмор поставува јасни лични граници. Луѓето ќе го почитуваат вашето време.“

Враќање на работа – без шок

Компанијата Checkr блокира време во календарите на вработените за читање мејлови по одмор, без други обврски. Слично прават и во The Birmingham Group. „Сакаме нашите вработени вистински да се одморат, без притисок од преполн инбокс“, вели директорот Брајан Бинке.

Поентата?
Одиме на одмор за да се одмориме. Ако го носиме инбоксот со себе – не сме ни тргнале.

Извор: BIZLife.rs