Како да напишете мејл на кој директорот ВЕДНАШ ќе ви одговори?

Кога испраќате мејл на моќни, успешни и екстремно зафатени луѓе, добивањето на одговор може да биде сериозен предизвик. Директорите, лидерите и менторите добиваат стотици пораки дневно. Ако вашиот мејл веднаш не го привлече нивното внимание, ќе биде оставен за подоцна, што во превод значи, ќе биде трајно заборавен или избришан.

Експертите за деловна комуникција и извршните коучови кои работат со врвните менаџери во компаниите како што се Microsoft, Apple и NATO, истакнуваат дека дури и професионалците кои можат најдобро да се изразуваат ја прават истата клучна грешка на самиот крај на мејлот, пренесува CNBC Make It. 

Скоро целата комуникација ја завршуваат со фрази како што се:

• „Кажете ми го Вашето мислење.“
• „Се радувам на Вашиот одговор.“
• „Слободно контактирајте ме во било кое време.“

Овие реченици звучат пристојно, но во деловниот свет се потполно погрешни бидејќи се неодредени. Тие го пренесуваат товарот назад на и онака преоптоварениот лидер, кој сега мора да дешифрира што испраќачот навистина сака, кога му е потребно тоа и зошто е воопшто важно.

Кога ќе се напише, „кажете ми го Вашето мислење“, што точно значи? Дали се бара одобрување на буџет, конкретен фидбек или состанок? Што повеќе анализа изискувате од зафатената личност, поголема е шансата никогаш да не добиете одговор.

Наместо тоа, деловната пракса препорачува три едноставни тактики за завршување на мејлот кои максимално му олеснуваат на соговорникот да премине во акција:

1. Поставување на „бинарно“ прашање

Бинарните прашања се ефикасни бидејќи го елеминираат бесконечниот простор за размислување и го сведуваат изборот на две едноставни опции. Лидерот не мора да составува параграфи, туку само да избере една од понудените алтернативи.

• „Дали повеќе Ви одговара состанок во вторник или среда?“
• „Дали ја преферирате опција А или опција Б?“
• „Дали сакате да продолжам со проектот или да го сопрам засега?“

2. Задолжително додавање на рок (Дедлајн)

Ова ја трансформира неодредената молба во задача со јасна временска рамка. Така драстично се намалува шансата мејлот да биде вечно туркан до дното на листата на приоритети.

• „Можете ли да ми дадете одговор до четврток за да можам да тргнам во реализација?“
• „Ако сте во можност да одговорите до 15-ти во месецот, тоа навистина би ни помогнало да ја исполниме квотата.“
• „Одлуката морам да ја донесам до утре. Дали би стигнале да го погледнете ова пред тоа?“

3. Одговор од само еден збор

Директорите и менаџерите во главно ги скенираат мејловите на телефон помеѓу два состаноци. Треба да им се овозможи на пораката да одговорат во рок од три секунди.

• „Напишете само „да“ и јас ќе го преземам другото на себе.“
• „Само одговорете ми со датум кој ви одговара и јас ќе ја испратам календарската покана.“
• „Ако се согласувате со предлогот, доволен е и обичен thumbs up’ (👍).

Јасната и директна комуникација пренесува самодоверба и го води разговорот напред. Кога испраќачот ќе го преземе потешкиот дел од работата на себе и максимално ќе му олесни на соговорникот да одговори, се троши помалку енергија на чекање, а повеќе на продуктивност и постигнување на резултати поради кои се напредува во кариерата.

Извор: BIZLife/K. J.