Скриени проблеми на работното место

На состаноците сите се согласуваат, задачите се завршуваат, роковите се почитуваат, а никој отворено не се жали. На прв поглед, компанијата функционира беспрекорно. Но, зад привидно мирната атмосфера понекогаш се кријат незадоволство, недоверба, замор и проблеми за кои вработените не се чувствуваат слободни да зборуваат.

Не секој проблем на работното место се забележува веднаш. Некои се појавуваат постепено, преку промени во однесувањето, намалена иницијатива или сè поретка комуникација меѓу колегите. Ако не се препознаат навреме, можат да влијаат врз мотивацијата, продуктивноста и одлуката на вработените да ја напуштат компанијата.

Затоа, една од важните задачи на HR-службата и менаџерите е да препознаат што се случува и кога никој не го кажува тоа гласно.

1. Вработените молчат, но тоа не значи дека се задоволни

Кога никој не се жали, лесно е да се заклучи дека сè функционира добро. Но, молчењето може да има различни причини: страв од негативни последици, недоверба во менаџментот или уверување дека ништо нема да се промени дури и ако проблемот се пријави.

Вработените можеби престанале да даваат предлози затоа што претходно биле игнорирани. Некои можеби избегнуваат да изразат несогласување за да не бидат означени како проблематични.

Што треба да направат менаџерите?

Наместо да прашуваат само дали сè е во ред, треба да создадат простор за конкретни и искрени разговори. Прашањата како „Што би ја олеснило вашата работа?“ или „Што мислите дека треба да промениме во тимот?“ можат да откријат проблеми што вообичаено остануваат неискажани.

Важно е и вработените да видат дека нивните забелешки се сфаќаат сериозно и дека, кога е можно, следуваат конкретни промени.

2. Преоптовареноста што станува нормална

Во многу компании, дополнителните задачи постепено стануваат дел од секојдневието. Вработените преземаат обврски од колегите, работат под кратки рокови и остануваат достапни по завршувањето на работното време. На почетокот, тоа може да изгледа како привремено решение. Но, кога преоптовареноста трае со месеци, тимот може да почне да ја прифаќа како нормален начин на работа.

Проблемот е што вработените не секогаш ќе кажат дека имаат премногу работа. Некои ќе продолжат да ги исполнуваат задачите по цена на сопственото слободно време, додека други постепено ќе ја намалат иницијативата и ангажираноста.

HR совет: Следете го обемот на работа, распределбата на задачите и реалноста на поставените рокови. Разговорот за продуктивноста треба да вклучува и прашање дали вработените имаат доволно време и ресурси за да ги исполнат очекувањата.

3. Неправедниот третман што никој не го именува

Понекогаш незадоволството не произлегува од самата работа, туку од чувството дека правилата не важат подеднакво за сите.

Еден вработен добива можност за унапредување, друг постојано презема дополнителни задачи без признание, а трет има поголема слобода при организирањето на работното време. Ако нема јасни критериуми за ваквите одлуки, се појавува чувство на неправедност.

Дури и кога одлуките имаат оправдана причина, недостигот од објаснување може да создаде сомнеж и недоверба.

Што може да помогне?

Компаниите треба да имаат јасни критериуми за унапредување, оценување на работата, распределба на одговорностите и наградување. Менаџерите треба да умеат да ги објаснат своите одлуки професионално, без да откриваат доверливи лични информации за други вработени.

Транспарентноста не значи дека сите секогаш ќе добијат исто, туку дека ќе разбираат според кои правила се носат одлуките.

4. Лошата комуникација што создава непотребен стрес

Нејасни инструкции, промени во последен момент, недоволно информации и спротивставени очекувања можат да создадат проблеми дури и во тим со способни и мотивирани вработени.

Кога не е јасно кој е одговорен за одредена задача, што се очекува и до кога треба да биде завршена, грешките стануваат почести. Потоа следуваат меѓусебни обвинувања, дополнителна работа и непотребна напнатост. Често, ваквите ситуации се припишуваат на недостиг од посветеност кај вработените, иако вистинскиот проблем е во организацијата на работата.

За да се спречат, потребни се јасно дефинирани одговорности, договорени рокови и навремено споделување на информациите. Исто така, важно е вработените да можат да побараат појаснување без да се плашат дека ќе изгледаат неспособно.

5. Недостигот од признание што постепено ја намалува мотивацијата

Не секој вработен очекува награда за секоја завршена задача. Но, кога вложениот труд постојано останува незабележан, може да се појави чувство дека дополнителниот ангажман нема никаква вредност. Ова особено се забележува кај вработените на кои редовно им се доверуваат важни задачи, но ретко добиваат повратни информации, признание или можност за напредување.

Со текот на времето, тие можат да престанат да вложуваат дополнителен напор и да се ограничат на основните обврски. Тоа не мора да значи дека станале мрзливи или незаинтересирани. Можно е едноставно да не гледаат причина да продолжат да даваат повеќе отколку што се очекува.

Признанието не мора секогаш да биде финансиско. Конкретна повратна информација, јасно препознавање на придонесот и реални можности за професионален развој можат да направат значајна разлика.

6. Конфликтите што се игнорираат наместо да се решаваат

Не секој конфликт на работното место е гласен. Понекогаш се манифестира преку избегнување разговори, недавање важни информации, пасивно-агресивни коментари или одбивање соработка. Кога менаџерите ги игнорираат ваквите ситуации со надеж дека сами ќе се решат, проблемот може да се продлабочи и да влијае врз целиот тим.

Особено е важно да се реагира кога конфликтот почнува да влијае врз работните резултати, меѓусебната доверба или чувството на сигурност на вработените.

HR службата треба да ги сослуша вклучените страни, да ги утврди фактите и да помогне во наоѓањето соодветно решение. Кога станува збор за сериозни обвинувања, вознемирување или дискриминација, потребна е соодветна постапка, а не само неформален разговор.

7. Стравот од грешки што ја убива иницијативата

Во компаниите каде што секоја грешка се дочекува со критика или казна, вработените учат да играат на сигурно. Наместо да предложат нов пристап, тие ги избираат решенијата за кои веруваат дека нема да предизвикаат негативна реакција.

Последицата не е само помала креативност. Тимот може да престане навреме да ги пријавува проблемите, бидејќи вработените се плашат да преземат одговорност или да признаат дека нешто не функционира.

Здравата работна култура не значи дека грешките треба да се игнорираат. Таа подразбира да се разликуваат ненамерните грешки од неодговорното однесување и да се анализира што може да се подобри во процесите.

Кога вработените можат да поставуваат прашања, да признаат пропуст и да предложат подобрување без страв од понижување, компанијата добива подобра можност да учи и да напредува.

Како да ги препознаете проблемите пред да стане предоцна?

Не постои еден сигурен знак што покажува дека тимот има проблем. Намалената иницијатива, почестите конфликти или зголеменото отсуство можат да имаат различни причини. Затоа е важно да се набљудуваат промените низ времето и да се разговара со вработените, наместо веднаш да се донесуваат заклучоци.

Компаниите можат да преземат неколку практични чекори:

• Да организираат редовни разговори еден на еден, со простор за искрени забелешки.
• Да користат анкети за задоволството и ангажираноста, со јасна цел и соодветна заштита на доверливоста.
• Да ги анализираат причините за заминување на вработените, а не само нивниот број.
• Да ги обучат менаџерите да препознаваат знаци на преоптовареност и нарушени односи во тимот.
• Да преземаат конкретни мерки по добиените повратни информации и да ги информираат вработените за направените промени.
• Најважно е да не се создава впечаток дека компанијата бара искреност, а потоа ги игнорира забелешките или ги казнува оние што ги изнесуваат.

Заклучок: Кога сè изгледа во ред, вреди да се постават дополнителни прашања

Здравата работна средина не е онаа во која никој никогаш не се жали, нема несогласувања или секој ден поминува без проблеми. Таа е средина во која вработените можат отворено да зборуваат за тешкотиите, да добијат поддршка и да видат дека нивните забелешки се сфаќаат сериозно.

За HR службите и менаџерите, вистинскиот предизвик не е само да реагираат кога некој ќе поднесе жалба или ќе даде отказ. Тој е да создадат услови во кои проблемите ќе можат да се препознаат и решат пред да станат причина за губење на довербата.

Бидејќи понекогаш најголемиот проблем во една компанија не е она што вработените го кажуваат, туку она за кое одамна престанале да веруваат дека вреди да зборуваат.

Извор: Кариера