Како да му ставите до знаење на шефот дека сте преоптоварени без да звучите како да се жалите?

Имате премногу задачи, роковите се преклопуваат, а новите обврски постојано пристигнуваат. Сепак, наместо да кажете дека не можете да постигнете сè, продолжувате да прифаќате работа за да не оставите впечаток дека не сте доволно посветени. Звучи познато?

Во многу работни средини, да се каже „имам премногу работа“ може да изгледа како признание дека некој не се справува добро со своите обврски. Затоа, вработените често молчат, остануваат подолго на работа и се обидуваат да стигнат до секој рок, дури и кога тоа значи дека нивниот ден нема доволно часови.

Но, да се укаже на преоптовареност не е жалење, туку професионална комуникација. Клучот е во начинот на кој ќе го започнете разговорот и во тоа дали ќе се фокусирате на проблемот или на решението.

Не чекајте да дојдете до точка на исцрпеност

Една од најчестите грешки е да се молчи сè додека ситуацијата не стане неодржлива. Вработениот се обидува сам да ги заврши сите задачи, го одложува одморот, работи прекувремено и се надева дека периодот со зголемен обем на работа наскоро ќе заврши.

Проблемот е што менаџерот можеби воопшто не е свесен колку обврски имате. Ако секогаш ги завршувате задачите навреме, дури и по дополнителни часови работа, можно е да добие впечаток дека моменталниот обем е сосема изводлив.

Затоа, подобро е да разговарате навреме, пред да почнат да страдаат квалитетот на работата, роковите и вашата концентрација. Не мора да чекате да се појави проблем за да побарате подобра распределба на обврските.

Зборувајте за приоритетите, а не само за бројот на задачите

Кога разговарате со шефот, обидете се да не се задржите само на реченицата „Имам премногу работа“. Иако е искрена, таа не му дава доволно информации за да разбере што точно треба да се промени. Наместо тоа, објаснете кои задачи ги имате, кои рокови се преклопуваат и што може да биде загрозено ако сите обврски останат приоритетни.

На пример, можете да кажете: „Во моментов работам на три задачи со блиски рокови, а денес добив и нова обврска. Сакам сите да бидат завршени квалитетно, па би сакал/а да се договориме која од нив има највисок приоритет.“

Со ваков пристап не одбивате да работите. Покажувате дека размислувате за резултатите и сакате реално да ги организирате обврските.

Користете конкретни примери наместо општи поплаки

Изјавите како „Постојано ми давате нови задачи“ или „Никој не разбира колку работа имам“ можат да го направат разговорот непријатен и да го насочат кон одбрана и обвинувања.

Многу поефикасно е да наведете конкретни ситуации. На пример: „Оваа недела имам две задачи со рок до петок, а за новиот проект е потребна дополнителна подготовка.“ „Ако ја преземам и оваа обврска денес, извештајот што го договоривме ќе мора да го испратам утре.“ „За да го задржам квалитетот на работата, би ми помогнало да одредиме што треба да се заврши прво.“

Фактите му помагаат на менаџерот да ја разбере ситуацијата без разговорот да звучи како лична критика.

Не велете само „не можам“, туку објаснете што е реално изводливо

Понекогаш навистина нема доволно време за сите задачи. Во таква ситуација, не мора да ветувате дека ќе завршите сè, а потоа да се обидувате да го исполните невозможното.

Наместо категорично одбивање, понудете реални можности.

На пример: „Можам да ја преземам и оваа задача, но тогаш ќе треба да го поместиме рокот за другата. Која опција ви одговара повеќе?“ Или: „За да ја завршам задачата квалитетно, ќе ми треба дополнително време. Дали можеме да го прилагодиме рокот или дел од другите обврски да ги пренасочиме?“

На овој начин му оставате простор на шефот да одлучи за приоритетите, наместо сами да преземате одговорност за обем на работа што не може реално да се заврши во дадениот рок.

Избегнувајте да се оправдувате за секоја минута од денот

Не мора да докажувате дека сте преоптоварени со детално објаснување за секоја задача, секој состанок и секој час поминат на работа.

Доволно е јасно да ги претставите обврските, роковите и ограничувањата. Професионалноста не значи дека секогаш мора да бидете достапни или дека треба да прифатите секое барање без прашање.

Исто така, обидете се да избегнувате разговор во момент на голема нервоза. Ако сте под притисок, запишете ги обврските и подгответе неколку конкретни точки што сакате да ги кажете. Така полесно ќе останете смирени и фокусирани.

Што ако шефот постојано додава нови задачи?

Еден разговор можеби нема да биде доволен, особено ако преоптовареноста е долгорочна, а не само резултат на неколку напорни денови.

Ако постојано добивате нови обврски без да се отстранат или одложат постојните, важно е да укажете на образецот, а не само на поединечниот случај.

Можете да кажете: „Забележувам дека во последните неколку недели редовно добивам дополнителни задачи покрај договорените обврски. Сакам да продолжам да придонесувам, но мислам дека треба да го разгледаме обемот на работа и да договориме поодржлив начин за поставување приоритети.“

Ако ситуацијата не се менува, водете евиденција за задачите, роковите и дополнителните часови, доколку ги има. Тоа може да ви помогне во понатамошен разговор со менаџерот или со човечките ресурси.

Важно е и да знаете дека не секој проблем со обемот на работа може да се реши само со подобра организација. Понекогаш се потребни појасни одговорности, поинаква распределба на задачите или дополнителни ресурси.

Не заборавајте: границите не ве прават помалку посветени

Постои разлика меѓу вработен кој не сака да преземе одговорност и вработен кој сака да ја заврши работата добро, но има реални ограничувања во однос на времето и капацитетот.

Кога отворено комуницирате за обемот на работа, му давате можност на менаџерот да донесе подобри одлуки. Воедно, го намалувате ризикот од пропуштени рокови, грешки и долготрајна исцрпеност.

На крајот, не е ваша обврска секогаш да најдете начин да направите повеќе со помалку време. Ваша обврска е да работите одговорно, да комуницирате навреме и реално да ги претставите можностите и ограничувањата.

Добриот вработен не е оној што никогаш не кажува дека има премногу работа, туку оној што знае да разговара за проблемот пред тој да влијае врз резултатите. А добриот менаџер знае дека слушањето на ваквите сигнали не е знак на слабост во тимот, туку можност навреме да спречи поголем проблем.

Извор: Кариера